Tổng quan về quản lý hồ sơ – Danh sách

You are here:
Thời gian đọc 4 phút

Quản lý hồ sơ, hoặc  Danh sách , giúp bạn quản lý dữ liệu dựa trên hồ sơ. Danh mục nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, chi phí, vv

Khả năng:

  • xây dựng các trường dữ liệu cho bất kỳ loại đối tượng nào, bao gồm các tệp;
  • cài đặt truy cập cho từng danh sách;
  • bộ lọc, sắp xếp, hiển thị cột, chỉnh sửa nhóm, dễ dàng gán quyền truy cập, xuất, v.v.
  • bất kỳ cấu trúc phân cấp để lưu trữ các đối tượng có thể được thực hiện;
  • không giới hạn số lượng danh sách;
  • danh sách trong các nhóm làm việc;
  • tích hợp các  quy trình kinh doanh ; Ví dụ thực tế về Quản lý hồ sơ với quy trình kinh doanh trong Bitrix24 .

Danh sách chỉ có sẵn cho các thuê bao gói chuyên nghiệp.

Tạo danh sách

Như bạn có thể đoán,  tab Tạo mới màu xanh lục  tạo ra một danh sách mới:

Hình 1: Tạo danh sách mới

Biểu mẫu Danh sách mới bao gồm ba phần chính:

  • Cài đặt: hiển thị các cài đặt danh sách chung như tên danh sách, mô tả, sắp xếp và hình ảnh. Trường bắt buộc duy nhất trên trang này là tên Danh sách , các trường khác có thể không được điền:
Hình 2: Cài đặt danh sách

Quan trọng:  Tùy chọn Kích hoạt quy trình kinh doanh cho phép bạn chạy  quy trình công việc  dựa trên danh sách này.

  • Tiêu đề: tiêu đề cho phần danh sách & các yếu tố có thể được tùy chỉnh ở đây. Phần Tiêu đề hữu ích khi bạn cần có tên để có ý nghĩa hơn đối với nội dung. Xem xét ví dụ sau: khi bạn tạo danh sách các đối tác của công ty, bạn có thể đổi tên tiêu đề của các yếu tố và hoạt động với họ:
Hình 3: Tiêu đề cho phần danh sách
  •  Truy cập: tại đây bạn có thể chọn người dùng, nhóm hoặc phòng ban & định cấu hình quyền truy cập cho họ – những người sẽ có thể đọc, chỉnh sửa danh sách hoặc sẽ có quyền truy cập đầy đủ vào đó.
Hình 4: Cấu hình quyền truy cập

Rõ ràng, đây chỉ là những thông số chung nhất. Nhấp vào Lưu để tạo danh sách mới.

Tùy chỉnh các trường danh sách

Bước tiếp theo sau khi danh sách mới được tạo, là cấu hình các trường danh sách. Mở danh sách và đi đến Hành động> Tùy chỉnh các trường :

Hình 5: Tùy chỉnh các trường danh sách

Tại trang Cấu hình trường, bạn sẽ tìm thấy trường mặc định duy nhất – Tên (bạn có thể chỉnh sửa nó nếu bạn muốn). Sử dụng tab Thêm trường để thêm các trường mới vào danh sách:

Hình 6: Thêm các trường mới vào danh sách

Biểu mẫu Trường mới chỉ có một trường bắt buộc là tên trường:

Hình 7: Trường bắt buộc là tên trường

Các tham số sau đây có sẵn:

  • Sắp xếp : giá trị càng ít, trường càng được định vị
  • Bắt buộc : chỉ định rằng trường phải tồn tại (bạn sẽ không thể thêm một mục danh sách mới nếu tệp này không được điền)
  • Nhiều : bạn có thể gán nhiều giá trị trường cho trường (khi được bật)
  • Loại : chỉ định loại giá trị được nhập – danh sách, chuỗi, ràng buộc với người dùng, ngày, v.v.
  • Giá trị mặc định:  đặt giá trị đó thành giá trị được sử dụng thường xuyên nhất để người dùng không phải giết thời gian để cung cấp nó nhiều lần.
Hình 8: Các tham số trong trường

Khi bạn chọn một loại danh sách trường, một tab mới sẽ được tạo tự động; mở nó để thêm giá trị danh sách:

Hình 9: Thêm giá trị danh sách

Để hoàn tất trang Cấu hình các trường sử dụng tùy chọn Quay lại danh sách :

Hình 10: Hoàn tất trang Cấu hình các trường

Thêm các danh sách mới

Sau khi cài đặt danh sách & các trường được định cấu hình, bạn có thể bắt đầu thêm các mục & danh sách phần tử mới:

Hình 11: Thêm các danh sách mới

Thật dễ dàng để thêm các mục mới – chỉ cần nhấp vào Thêm mục & điền vào tên mục.

Để thêm các danh sách phần tử mới, nhấp vào Thêm phần tử (trong ví dụ của chúng tôi, tiêu đề Thêm phần tử đã được thay thế cho Thêm đối tác). Biểu mẫu danh sách phần tử mới sẽ hiển thị các trường bạn đã định cấu hình cho danh sách này, tab Mục (được đổi tên thành Vùng là ví dụ của chúng tôi), Quy trình kinh doanh & Truy cập.

Hình 12: Thêm các danh sách phần tử mới

Chuyển đến tab Chuyên mục để chọn Mục cho danh sách này (nếu cần):

Hình 13: Chọn Mục cho danh sách

Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem Mục hiển thị để điều hướng dễ dàng hơn:

Hình 14: Chuyển đổi giữa các chế độ xem

Đây là giao diện khi tùy chọn Hiển thị chyên mục được bật:

Hình 15: Giao diện khi tùy chọn Hiển thị chyên mục 

Danh sách lưới

Cột cột danh sách phản ánh các trường bạn đã cấu hình cho danh sách. Bạn có thể đặt trường nào sẽ được hiển thị trong Lưới với sự trợ giúp của biểu tượng Cài đặt nằm ở góc trên cùng bên trái phía trên danh sách:

Hình 16: Cài đặt Danh sách lưới

Chọn các trường bạn muốn xem trong Danh sách lưới và bấm Áp dụng.

Sử dụng tùy chọn Áp dụng cho tất cả người dùng để lưu cấu hình Danh sách lưới cho tất cả người dùng tài khoản.

Để thiết lập lại cài đặt, sử dụng tùy chọn Mặc định .

Danh sách bộ lọc và tìm kiếm

Để điều hướng giữa các mục danh sách của bạn một cách dễ dàng, hãy sử dụng Bộ lọc thông minh nằm phía trên danh sách:

Hình 17: Bộ lọc thông minh

Bạn có thể thêm các trường danh sách vào tiện ích bộ lọc với sự trợ giúp của tab Thêm . Đặt giá trị trường và nhấp vào Tìm kiếm .

Nếu bạn muốn lưu cấu hình bộ lọc cho tất cả tài khoản người dùng, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt bên trong bộ lọc và sử dụng tùy chọn Áp dụng cho tất cả người dùng .

Bạn có thể sử dụng cả bộ lọc và tìm kiếm thông minh cùng nhau để lưu trữ kết quả tìm kiếm tốt nhất:

Hình 18: Sử dụng cả bộ lọc và tìm kiếm thông minh cùng nhau

Danh sách xuất khẩu

Bạn có thể xuất danh sách của bạn sang Excel. Đối với điều đó, hãy mở danh sách, đi đến Hành động> Xuất sang Excel :

Hình 19: Xuất danh sách sang Excel
Was this article helpful?
Dislike 0
Views: 30