Quản lý các hồ sơ trùng lặp có thể quan trọng như là thắng hoặc thua trong một thỏa thuận. Thường thì một khách hàng tiềm năng hoặc một người liên hệ có nhiều nhân viên làm việc với nó, và điều quan trọng là phải có tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng trong một bản ghi.
Có một tùy chọn kiểm soát trùng lặp trong Bitrix24 có thể tự động tìm và hợp nhất các khách hàng tiềm năng, liên hệ và công ty trùng lặp. Nếu một số trường có các giá trị khác nhau, bạn sẽ được đề xuất chọn giá trị nào sẽ được sử dụng khi hợp nhất các bản ghi CRM.
⊗ Mỗi người quản lý bán hàng chỉ có thể thực hiện kiểm soát trùng lặp cho các hồ sơ riêng và những người mà họ có quyền truy cập. Kiểm soát trùng lặp sẽ không khả dụng nếu bạn không có quyền truy cập để cập nhật và xóa hồ sơ. Đọc thêm trong bài viết – Quyền truy cập trong CRM.
Để sử dụng tùy chọn điều khiển trùng lặp, hãy chuyển đến phần Danh bạ, Công ty hoặc Khách hàng tiềm năng (Leads) > nhấp vào nút bánh răng > Điều khiển trùng lặp (Duplicate control).
Chọn các trường trùng lặp sẽ được tìm kiếm theo.
θ Các trường tiếp theo đang có sẵn:
- Khách hàng tiềm năng (leads) – Tên đầy đủ, Tên công ty, Điện thoại, E-mail;
- Danh bạ – Họ và tên, Điện thoại, E-mail;
- Công ty – Tên công ty, Điện thoại, E-mail.
Nhấp vào nút Bắt đầu quét. Sau đó, bạn sẽ thấy có bao nhiêu bản sao được tìm thấy.
Nhấp vào Hợp nhất (Merge). Các bản sao không có xung đột sẽ được hợp nhất tự động. Các bản sao còn lại sẽ phải được hợp nhất thủ công hoặc bạn có thể bỏ qua chúng hoàn toàn.
Nếu các bản sao được hợp nhất tự động, bạn sẽ thấy số lượng bản sao được xử lý.
Nếu có dữ liệu khác nhau được tìm thấy trong khi hợp nhất, bạn phải chọn các trường để sử dụng trong cấu hình kết quả theo cách thủ công.
Chọn bản ghi CRM ưu tiên từ danh sách. Nó sẽ được sử dụng làm nền tảng cho kết quả hợp nhất.
Một trường có thể có các giá trị khác nhau khi hợp nhất các bản ghi CRM. Chọn một cái mà bạn muốn được thêm vào kết quả hợp nhất.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Hợp nhất (Merge) và các bản ghi CRM sẽ được hợp nhất. Bạn sẽ thấy thông báo “Thành công” sau khi hợp nhất kết thúc.
Sau khi các bản ghi CRM được hợp nhất, bạn sẽ có một bản ghi CRM với các giá trị trường đã được chọn trước khi hợp nhất các bản ghi.
⊗ Kiểm tra xem tùy chọn kiểm soát trùng lặp có sẵn trong gói của bạn hay không. Bạn có thể tìm thấy tất cả thông tin về các gói Bitrix24 trên trang giá cả.
