Chế độ xem tác vụ

Chuyển đổi giữa các chế độ xem tác vụ có sẵn: Danh sách đơn giản, bảng Kanban , biểu đồ kế hoạch  hoặc biểu đồ Gantt 

Chế độ xem tác vụ nào dành cho:

• Danh sách – xem danh sách đơn giản của các tác vụ
• Kanban – bảng tác vụ tùy biến cho các dự án (nhóm làm việc)
• Planner – bảng tác vụ tùy biến cá nhân
• Biểu đồ Gantt – biểu đồ thanh minh họa lịch trình dự án (thời gian thực hiện tác vụ, thời hạn, phụ thuộc)

Danh sách tác vụ dạng Lưới

Khi bạn lần đầu tiên mở danh sách tác vụ, bạn sẽ tìm thấy các bộ lọc và bộ đếm phía trên danh sách. Những công cụ này sẽ giúp điều hướng giữa các tác vụ. Danh sách tác vụ hiển thị cả hai tác vụ dự án (nhấp vào biểu tượng +/- để hiển thị \ ẩn tác vụ dự án) và các tác vụ độc lập. Bảng tác vụ trên sẽ giúp điều hướng giữa các tác vụ tùy thuộc vào vai trò của bạn trong tác vụ:

• Đang thực hiện  – tác vụ của bạn
• Hỗ trợ – vai trò tác vụ của bạn là người tham gia
• Đặt bởi tôi – bạn là người tạo tác vụ
• Theo dõi – bạn là người quan sát tác vụ
• Yêu thích – tác vụ bạn đã đánh dấu là yêu thích
• Tất cả *  – hiển thị tất cả các tác vụ bạn có quyền truy cập (đối với quản trị viên tài khoản – bật chế độ Quản trị viên  trong Hồ sơ của bạn để xem tất cả các tác vụ tài khoản)
• Tính khả dụng – cho thấy sự tham gia của người dùng vào các tác vụ
• Dự án – biểu đồ dự án chung với quầy tác vụ
• Giám sát –  biểu đồ chung với bộ đếm tác vụ người dùng
• Báo cáo – báo cáo tác vụ
• Mẫu – mẫu tác vụ, bao gồm mẫu tác vụ định kỳ

* Chỉ quản trị viên tài khoản Bitrix24 mới có quyền truy cập vào tất cả các tác vụ:

• Kích hoạt Chế độ quản trị từ tùy chọn trang Hồ sơ của tôi
• Đi tới Nhiệm vụ >  Tất cả tác vụ
• Mở bộ lọc> thêm bộ lọc > tham số tác vụ
• Đặt tham số tác vụ là Hiển thị tác vụ tôi không tham gia.

Trưởng phòng chỉ có quyền truy cập vào tác vụ cấp dưới. Tất cả người dùng khác có quyền truy cập vào các tác vụ hoặc tác vụ riêng mà họ tham gia.

Để điều hướng giữa các chi tiết tác vụ trong chế độ xem danh sách tác vụ, bạn có thể cuộn trang theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Để thay đổi sắp xếp cột, nhấp vào tên cột. Để thay đổi thứ tự cột chỉ cần kéo và thả tên cột.

Danh sách tác vụ dang lưới có thể tùy chỉnh: nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc bên trái phía trên danh sách để mở Trình hướng dẫn xem danh sách:

Trang Cài đặt dạng xem cho danh sách hiển thị tất cả các chi tiết tác vụ khả dụng mà bạn có thể thêm hoặc xóa khỏi các cột Danh sách tác vụ. Sử dụng tùy chọn Áp dụng cho tất cả người dùng để lưu cấu hình Chế độ xem danh sách cho tất cả người dùng tài khoản.

Bộ lọc tác vụ và tìm kiếm thông minh

Tiện ích bộ lọc tác vụ bao gồm:

• Bộ lọc truy cập nhanh: được đặt ở phía bên trái, chẳng hạn như Đã hoàn thành, Trì hoãn, Quá hạn , v.v. Bạn có thể ghim bất kỳ bộ lọc mặc định nào (bộ lọc tác vụ sẽ được áp dụng để liệt kê tự động mỗi khi bạn mở tác vụ) hoặc thêm bộ lọc của riêng bạn vào bảng điều khiển bên trái (định cấu hình điều kiện bộ lọc và áp dụng tùy chọn Lưu bộ lọc ).
• Điều kiện lọc : được đặt ở phía bên phải. Để thêm nhiều điều kiện để lọc, nhấp vào Thêm trường bên dưới danh sách điều kiện và cho phép\ vô hiệu hóa điều kiện tác vụ (trường).
• Cài đặt bộ lọc : cho phép sắp xếp lại (kéo và thả) bộ lọc truy cập nhanh và các trường điều kiện bộ lọc, ghim, chỉnh sửa hoặc xóa bộ lọc, Áp dụng cho tất cả người dùng – lưu cấu hình bộ lọc cho tất cả người dùng tài khoản.

Bạn có thể sử dụng cả bộ lọc và từ khóa tìm kiếm cùng nhau để đạt được kết quả tìm kiếm tốt nhất.

Hành động với nhiệm vụ

Nhấp vào biểu tượng cài đặt bên cạnh tên tác vụ để mở menu tùy chọn tác vụ: xem, chỉnh sửa, tạo bảng con, kết thúc, tạm dừng, trì hoãn, v.v.

Nếu bạn cần áp dụng một hành động cho một nhóm tác vụ, chọn tác vụ hoặc sử dụng cho tất cả  tùy chọn (nằm bên dưới danh sách tác vụ) – để áp dụng nó cho tất cả các tác vụ (tính đến các điều kiện bộ lọc hoạt động ở trên) & mở menu Chọn hành động bên dưới danh sách. Chọn hành động và nhấp vào Áp dụng.

Xuất tác vụ

Danh sách tác vụ có thể được xuất sang Excel hoặc Outlook. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc bên phải phía trên danh sách và tìm tùy chọn Xuất danh sách .

Chú ý: Xuất tác vụ chỉ bao gồm chi tiết tác vụ, thảo luận tác vụ sẽ không được xuất.

Cài đặt danh sách tác vụ

Như được hiển thị trên hình ảnh, danh sách tác vụ cài đặt sẽ mở ra:

• Xuất tác vụ – xuất các tác vụ vào Excel hoặc Outlook
• Nhiệm vụ nhóm –  cho phép xem nhóm tác vụ
• Theo nhóm – cho phép các tác vụ xem được chia thành các nhóm
• Sắp xếp – chọn cột để áp dụng sắp xếp

Tác vụ nhanh

Đôi khi bạn cần nhanh chóng thêm một loạt các tác vụ mới, đó là khi hình thức tác vụ nhanh chóng có ích. Biểu mẫu chỉ có một vài trường quan trọng bạn có thể cần điền:

• Tên tác vụ
• Hạn chót
• Người có trách nhiệm
• Dự án
• Mô tả tác vụ

Mẫu tác vụ

Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo một mẫu cho một tác vụ mà bạn dự định sử dụng lại trong tương lai. Nếu bạn làm việc với các tác vụ định kỳ ở đây là khi các mẫu có ích: bạn có thể tạo một mẫu cho một tác vụ và làm cho nó lặp lại trong một tần số đã đặt (hàng ngày, hàng tháng, v.v.).

Vai trò trong tác vụ

Có bốn vai trò trong các tác vụ: Người có trách nhiệm, Được tạo bởi…, Người tham gia, Người quan sát.

• Người có trách nhiệm – người sẽ thực hiện một tác vụ và sẽ chịu trách nhiệm thực hiện nó.
• Được tạo bởi – người đã tạo ra tác vụ. Ngoài ra, người dùng này xác nhận rằng tác vụ đã kết thúc.
• Người tham gia – người dùng có thể giúp Người chịu trách nhiệm hoàn thành tác vụ nếu cần. Họ có thể thực hiện các hành động tương tự như người có trách nhiệm.
• Người quan sát – người dùng có thể quan sát công việc trong tác vụ, để lại nhận xét, nhận thông báo, nhưng không thể tham gia vào công việc trong tác vụ này

Chú ý: Vai trò của Người quan sát và Người tham gia chỉ dành cho những người đăng ký gói thương mại .