Bạn có thể thêm ba loại lịch làm việc vào Bitrix24: lịch linh hoạt, lịch theo ca hoặc lịch cố định. Để thêm lịch mới, hãy nhấp vào Thời gian và Báo cáo> Lịch làm việc> Thêm lịch trình. (Time and Reports > Work Schedules > Add Schedule.)
Cách tạo Lịch làm việc linh hoạt
Với lịch làm việc linh hoạt nhân viên có thể Clock in và Clock out bất cứ lúc nào. Thời gian một ngày làm việc có thể hơn 24 giờ.
Chọn Lịch làm việc linh hoạt (Flexible), đặt tiêu đề (Schedule title) và chọn Khoảng thời gian báo cáo (Reporting period).
Ngay cả đối với một lịch làm việc linh hoạt, bạn cũng cần phải chỉ định một khoảng thời gian báo cáo. Ví dụ: nếu bạn có nhân viên làm việc theo giờ, bạn có thể xem mỗi nhân viên đã làm việc bao nhiêu giờ vào cuối kỳ báo cáo.
Lựa chọn nhân viên sẽ làm việc theo lịch này. Nếu bạn muốn một số nhân viên có lịch làm việc khác, hãy thêm họ vào danh sách ngoại lệ.
Trong phần Cho phép Clock-in và Clock-out (Allow clock-in and clock-out), bạn có thể hạn chế nhân viên bấm giờ vào/ra trong trình duyệt web hoặc qua thiết bị di động.
Cách tạo lịch làm việc cố định
Lịch trình cố định giúp theo dõi và kiểm soát thời gian làm việc chặt chẽ hơn.
Tương tự như trên, chọn Lịch trình cố định, đặt tiêu đề Lịch và chọn Kỳ báo cáo. Lựa chọn nhân viên sẽ làm việc theo lịch trình này.
Chỉ định giờ làm việc.
Bạn cũng có thể chỉ định thời lượng nghỉ. Tổng thời gian trong ngày làm việc bằng khoảng thời gian giữa các giờ làm việc trừ đi thời gian nghỉ.
Ví dụ: công ty của bạn làm việc từ 9 giờ sáng đến 6 giờ tối, giải lao 1 tiếng (tổng thời gian trong ngày làm việc – 8 giờ) từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Ngày thứ Bảy, thời gian làm việc ít hơn
Lựa chọn Nghỉ lễ và cuối tuần (Holidays and weekends)
Nếu bạn nhấp vào nút bánh răng và chọn một lịch trình khác trong phần Sử dụng lịch (Use calendar), các ngày lễ và cuối tuần được chỉ định trong lịch đã chọn sẽ tự động được thêm vào lịch hiện tại. Ngoài ra, khi bạn cập nhật các ngày lễ và cuối tuần trong lịch trình đã chọn, chúng cũng sẽ được cập nhật trong lịch trình hiện tại.
Cách tạo Lịch làm việc theo ca
Để tạo lịch làm việc theo ca, bạn cần chỉ định tên ca làm việc, thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc và thời lượng nghỉ.
Lưu lại lịch và lựa chọn nhân viên sẽ làm việc theo lịch này.
Nếu một ca có màu xanh lá cây trong lịch trình, đó là một ca trong tương lai. Nếu nó màu đỏ, điều đó có nghĩa là một nhân viên đã bỏ ca làm việc. Nếu nó màu vàng, nghĩa là một nhân viên đã đến sớm hơn ca làm việc của họ (ví dụ: đã chuyển ca với đồng nghiệp). Trường hợp này, quản đốc cần bấm vào nút “ba chấm”> Thêm ca (Add shift) để duyệt. Nếu không, thời gian làm việc này sẽ không được tính.
Kiểm soát thời gian làm việc
Trong phần Theo dõi sự kiện (Track events ), bạn có thể chỉ định cách Clock-in, Clock-out của nhân viên của mình:
- Cả Clock-in và Clock-out
- Chỉ cần Clock-in còn Clock-out tự động
Theo dõi các vi phạm thời gian làm việc (Track schedule violations)
- Thời gian Clock-in và Clock-out giúp theo dõi các vi phạm. Bạn quy định thời gian mà nhân viên phải Clock-in và Clock-out, nếu vi phạm thông báo sẽ gửi đến nhân viên đó.
- Thời gian làm việc mỗi ngày: nếu một nhân viên clock-out sớm hoăc có ít giờ làm việc hơn quy định, sẽ có thông báo gửi đến những nhân viên đó.
- Thời gian tối đa để thay đổi giờ Clock-in, Clock-out: Là khoảng thời gian mà nhân viên có thể thêm vào hoặc trừ bớt khi cập nhật thời gian làm việc. Nếu nhân viên thay đổi vượt quá con số này, sẽ nhận được thông báo.
- Số giờ làm việc thiếu tối đa cho kỳ báo cáo: Ví dụ, bạn có 40 giờ làm việc trong tuần. Nếu bạn chỉ định rằng số giờ làm việc thiếu tối đa cho kỳ báo cáo (trong trường hợp này là một tuần) không được quá 2 giờ, một nhân viên có thể làm việc trong 38 giờ và sẽ không ai nhận được thông báo về điều đó. Nhưng nếu nhân viên đó có 37 giờ làm việc vào cuối kỳ báo cáo, sẽ có thông báo gửi đến các nhân viên đó.
Thông báo về vi phạm cũng có thể được gửi đến người quản lý của nhân viên. Để sử dụng tùy chọn này, hãy đảm bảo cài đặt cấu trúc công ty của bạn trước.
Lịch làm việc theo ca có một số cài đặt bổ sung:
Bắt đầu ca: chỉ định xem nhân viên của bạn có thể đến muộn trong ca làm việc hay không.
- Bỏ lỡ ca làm việc: nếu một nhân viên bỏ ca, sẽ có thông báo gửi đến những nhân viên được chỉ định.
- Bắt đầu ca sớm – chỉ định xem nhân viên của bạn có thể đến sớm hơn ca bắt đầu theo lịch trình hay không. Ví dụ, ca làm việc của một nhân viên bắt đầu lúc 9:00 nhưng họ được phép bắt đầu sớm hơn một giờ nếu cần. Do đó, nhân viên không nên bắt đầu ca làm việc sớm hơn 8 giờ
Tính năng Lịch trình làm việc (Work Schedules) chỉ khả dụng cho người đăng ký gói Professional.
