Sử dụng các quy tắc tự động hóa để hợp lý hóa quy trình quản lý khách hàng và giúp nhân viên tuân thủ thuật toán xử lý chính. Quy tắc tự động hóa sẽ thực hiện các hành động theo cách không giám sát: gửi e-mail, thực hiện cuộc gọi, v.v.
Chuyển đến CRM —> Khác —> Cài đặt —> Tự động hóa để định cấu hình Quy tắc tự động và Kích hoạt.
Quy tắc tự động hóa
Bạn có thể thiết lập cấu hình quy tắc tự động hóa một lần và điều duy nhất mà các đại lý bán hàng của bạn sẽ cần làm là thực thi các tác vụ & hoạt động do hệ thống tự động đặt.
Chạy – đây là tham số chính xác định khi nào nên áp dụng quy tắc và hành động được thực hiện.
● Ngay lập tức – hành động sẽ được thực hiện ngay sau khi bản ghi CRM thay đổi trạng thái. Nếu bạn sẽ định cấu hình một số quy tắc với tham số ngay lập tức – tất cả các quy tắc đó sẽ được áp dụng cùng lúc khi trạng thái của bản ghi được thay đổi.
● Trong – khoảng thời gian chậm trễ trước khi quy tắc được áp dụng, sau một kỷ lục CRM đã thay đổi trạng thái. Đây có lẽ là tham số phổ biến nhất, giúp xây dựng xử lý bản ghi CRM dựa trên một trạng thái. Ví dụ: sau khi một email được gửi đến máy khách (ví dụ: trạng thái khách hàng tiềm năng = email đã gửi) – gọi lại sau 1 ngày để biết khách hàng có quan tâm đến đề xuất này không. Trong 2 ngày – để gửi email khác, v.v … Chuỗi hành động có thể bao gồm nhiều quy tắc tự động hóa, trong đó mỗi quy tắc là thực hiện một hoạt động cụ thể trong một khoảng thời gian xác định (phút, giờ, ngày).
● Trước – quy tắc sẽ được áp dụng cho khoảng thời gian được chỉ định trước ngày được chỉ định trong bản ghi CRM (khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch). Ví dụ: nó có thể gửi lời nhắc thanh toán trong một ngày trước ngày đáo hạn.
● Sau quy tắc tự động hóa trước – tham số này giúp xây dựng chuỗi hành động logic, khi quy tắc của bạn không được kích hoạt trước khi quy tắc trước được áp dụng. Ví dụ, bạn cần gọi cho khách hàng của mình sau khi email được gửi để đảm bảo rằng nó đã được nhận và đọc. Nếu email chưa được gửi, cuộc gọi sẽ không được lên lịch.
Các loại quy tắc tự động hóa
Tất cả các công cụ tự động hóa được nhóm thành 4 loại: cho nhân viên, cho giao tiếp khách hàng, quảng cáo, quy tắc tự động hóa tùy chỉnh.
1. Dành cho nhân viên:
- Hoạt động – quy tắc sẽ tự động tạo ra một hoạt động cho người dùng.
- Viết để ghi nhật ký – quy tắc này tự động thêm một thông báo vào tab Lịch sử của thẻ phần tử CRM.
- Thêm nhận xét – quy tắc sẽ thêm nhận xét cho khách hàng tiềm năng hoặc thỏa thuận. Nhận xét này sẽ được hiển thị trong thẻ của phần tử CRM.
- Thêm tin nhắn vào Luồng hoạt động – một cách khác để thông báo cho nhóm bán hàng của bạn những hành động nào họ nên thực hiện tiếp theo. Nhưng lần này, thông báo được thêm vào Luồng hoạt động, mang lại khả năng bắt đầu thảo luận và nhận xét về thông báo. Thời gian và người nhận được cấu hình trong cài đặt quy tắc.
- Thêm ngoại lệ – quy tắc này sẽ tự động thêm thông tin liên hệ khách hàng tiềm năng hoặc thỏa thuận (địa chỉ email và số điện thoại) vào danh sách ngoại lệ.
- Đặt tài nguyên – quy tắc sẽ tự động đặt tài nguyên và chỉ định một nhân viên được chọn cho ngày và giờ đã chọn.
- Hủy đặt chỗ – quy tắc hủy đặt chỗ đang hoạt động trong trường “Đặt tài nguyên” đã chọn.
- Thay đổi công ty – quy tắc này cho phép tự động thay đổi bất kỳ thông tin công ty nào trong một thỏa thuận.
- Thay đổi liên hệ – quy tắc này cho phép tự động thay đổi bất kỳ thông tin liên hệ nào trong giao dịch.
- Thay đổi người có trách nhiệm – quy tắc đơn giản, thay đổi người chịu trách nhiệm của hồ sơ CRM.
- Thay đổi trạng thái (giai đoạn) – nếu phương thức xử lý khách hàng tiềm năng của bạn khá đơn giản, thì bạn có thể tự động hóa nó hơn nữa – thay đổi trạng thái (khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch) của bản ghi sau khi một điều kiện nhất định được đáp ứng.
- Kiểm soát – quy tắc giúp bạn kiểm soát tiến trình của bản ghi CRM trong kênh bán hàng hoặc đường ống thỏa thuận. Ví dụ: bạn có thể đặt quy tắc rằng khách hàng tiềm năng có thể không được chỉ định (trạng thái = chưa được chỉ định) trong tối đa 3 ngày. Bạn có thể thêm quy tắc cho trạng thái này thông báo cho bạn rằng đại lý bán hàng chưa thay đổi trạng thái khách hàng tiềm năng. Loại quy tắc này cho phép bạn kiểm soát trạng thái \ giai đoạn (khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch) của bản ghi CRM và sẽ tự động thông báo cho bạn khi nhóm của bạn tụt lại phía sau.
- Tạo sử dụng nguồn – cho khách hàng tiềm năng: hệ thống có thể tự động tạo thỏa thuận (trong đường ống đã chọn), liên hệ hoặc công ty sử dụng khách hàng tiềm năng. Đối với giao dịch: báo giá hoặc hóa đơn có thể được tạo ra.
- Xóa bản ghi CRM – quy tắc xóa bản ghi CRM (khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch) khi áp dụng. Thông thường, quy tắc này được sử dụng cho khách hàng tiềm năng không đủ tiêu chuẩn, được coi là khách hàng tiềm năng.
- Gửi email – hệ thống sẽ gửi email cho người có trách nhiệm. Bạn cũng có thể thêm nhiều người nhận.
- Tạo mã – hệ thống sẽ tạo mã với độ dài chuỗi đã chọn. Ví dụ: mã này có thể được sử dụng làm duy nhất cho mỗi mã giảm giá của khách hàng.
- Thông báo – tham số rất hữu ích này có thể được định cấu hình để gửi cho các đại lý bán hàng của bạn nhắc nhở những hành động nào nên được thực hiện trong quá trình xử lý khách hàng tiềm năng. Bạn có thể thêm mô tả thông báo (ví dụ: những gì nên được thực hiện ở bước này) và định cấu hình người sẽ được hiển thị là người gửi thông báo. Xin lưu ý rằng quy tắc thông báo được định cấu hình cho tất cả các loại bản ghi CRM nói chung (ví dụ: đối với tất cả khách hàng tiềm năng) – sẽ thuận tiện hơn khi để người nhận nộp đơn = chịu trách nhiệm. Trong trường hợp này, hệ thống sẽ xác định người dùng chịu trách nhiệm của hồ sơ và sẽ tự động gửi cho anh ấy hoặc cô ấy thông báo này.
- Chỉnh sửa thành phần – quy tắc sẽ sửa đổi các trường của bản ghi CRM. Ví dụ: khi khách hàng tiềm năng của bạn đạt đến trạng thái cuối cùng “hoàn thành khách hàng tiềm năng”, nó có thể được ghi là “đã chuyển đổi”. Số lượng điều kiện bạn có thể thêm là không giới hạn.
- Lên lịch cuộc gọi – quy tắc sẽ tự động lên lịch cuộc gọi và sẽ thông báo cho đại lý bán hàng của bạn rằng họ cần gọi cho khách hàng.
- Lên lịch một cuộc họp – quy tắc sẽ tự động lên lịch một cuộc họp, thêm nó vào các hoạt động của đại lý bán hàng và vào lịch cá nhân của cô ấy. Điều này làm cho các đại lý bán hàng lập kế hoạch dễ dàng hơn, cho phép họ chỉ cần thực hiện các hoạt động được liệt kê trong hệ thống mà không sợ quên điều gì đó.
- Gửi SMS – quy tắc sẽ tự động gửi tin nhắn đến người có trách nhiệm hoặc nhân viên khác.
- Tác vụ – quy tắc sẽ tự động tạo một tác vụ cho người dùng.
- Chờ đợi – quy tắc cho phép để lại nhận xét hoặc hướng dẫn cho khách hàng tiềm năng / giao dịch không hoạt động khi bất kỳ hoạt động nào được phát hiện từ phía họ hoặc cho khách hàng tiềm năng / giao dịch mới.
2. Đối với giao tiếp khách hàng:
- Robocal l – cuộc gọi điện thoại sử dụng máy tự động được vi tính hóa để gửi tin nhắn được ghi âm trước, như thể từ một robot.
- Gửi SMS – hệ thống gửi tin nhắn đến khách hàng (với văn bản được thiết kế trước) thông qua nhà cung cấp Marketplace được chọn.
- Gửi email – quy tắc này sẽ tự động gửi email cho khách hàng của bạn. Chỉ cần thêm tiêu đề tin nhắn và văn bản.
- Gửi qua Kênh mở – (thêm về các kênh mở tại đây ).
3. Quảng cáo: đây là các quy tắc tự động gửi dữ liệu khách hàng đến đối tượng mục tiêu và danh sách tiếp thị lại trong các mạng quảng cáo khác nhau. Xin lưu ý rằng quy tắc này chỉ gửi thông tin về khách hàng (email hoặc điện thoại). Trước tiên, bạn nên đặt cấu hình quảng cáo bên trong nền tảng quảng cáo được chọn. Bạn sẽ cần thêm chi tiết ủy quyền của mạng quảng cáo vào trang cài đặt quy tắc Bitrix24 và định cấu hình các tham số khả dụng khác.
- Quảng cáo trên Facebook
Bạn có thể chạy quảng cáo Facebook trực tiếp từ tài khoản Bitrix24 của mình.
Thêm quy tắc tự động hóa, chọn Quảng cáo – Quảng cáo Facebook. Định cấu hình tham số chạy quảng cáo và nhấp vào “Kết nối”:
Sau khi ủy quyền tài khoản Facebook, bạn sẽ thấy tài khoản và đối tượng quảng cáo Facebook của mình được thêm tự động. Chọn đối tượng và cấu hình tùy chọn “xóa khỏi đối tượng”, nếu cần.
Sau khi quy tắc tự động hóa được định cấu hình, bạn có thể chắc chắn hệ thống sẽ tự động gửi thông tin chi tiết của khách hàng (từ khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch) đến đối tượng Facebook được kết nối. Xin lưu ý rằng hệ thống gửi dữ liệu của khách hàng (email hoặc số điện thoại) đến đối tượng Facebook. Bạn nên tạo và định cấu hình quảng cáo mới bên trong trình quản lý quảng cáo Facebook.
- Quảng cáo Google AdWords
4. Quy tắc tự động hóa tùy chỉnh
- Webhook – quy tắc này giúp gửi dữ liệu tới bất kỳ hệ thống nào khác (hướng dẫn sử dụng webhook).
- Ứng dụng24 – đây là tùy chọn chuyển hướng bạn đến trang ứng dụng Marketplace nơi bạn có thể thêm bot bot.
Quyền truy cập vào Quy tắc tự động hóaNhấp vào CRM —> Cài đặt —> Quyề n —> Quyền truy cập để định cấu hình quyền truy cập của người dùng.
Chọn vai trò mà bạn muốn chỉnh sửa quyền truy cập và chọn các hành động mà vai trò này có thể thực hiện – Cập nhật hoặc Đọc .
Bạn có thể cung cấp cho người dùng các quyền truy cập khác nhau để dẫn các quy tắc tự động hóa và xử lý các quy tắc tự động hóa.
