Người dùng Bitrix24 có thể được cấp quyền truy cập khác nhau vào dữ liệu CRM dựa trên quyền truy cập được định cấu hình.
Tùy chọn này chỉ khả dụng cho các thuê bao gói CRM +, Standard và Professional.
Mức truy cập có thể được đặt cho:
- Khách hàng tiềm năng
- Liên lạc (Contacts)
- Các công ty (Companies)
- Ưu đãi
- Báo giá
- Hóa đơn
- Form CRM
- Tiện ích trang web (Website widget)
Quyền truy cập CRM của Bitrix24 hiện không cho phép định cấu hình người dùng truy cập vào Danh mục sản phẩm (Product Catalog). Theo mặc định, chỉ quản trị viên tài khoản Bitrix24 mới có thể thêm sản phẩm vào danh mục.
Có một số cấp độ truy cập có sẵn:
- Truy cập bị từ chối
- Cá nhân
- Cá nhân & bộ phận
- Cá nhân, bộ phận & phân khu
- Tất cả mở
- Tất cả
Xin lưu ý rằng bạn có thể cấp \ từ chối quyền truy cập vào toàn bộ hồ sơ CRM, nhưng không thể cấp / từ chối quyền truy cập vào các phần của nó. Ví dụ: nếu bạn cấp quyền truy cập cho khách hàng tiềm năng – tất cả dữ liệu được liên kết sẽ có thể truy cập được, bao gồm các hoạt động chính, tin nhắn, … Bạn sẽ không thể cấp \ từ chối quyền truy cập vào các hoạt động của khách hàng tiềm năng hoặc các trường cụ thể.
Quyền truy cập phải được cấu hình cho từng hành động riêng lẻ:
- Đọc
- Thêm vào
- Cập nhật
- Xóa bỏ
- Xuất khẩu
- Nhập khẩu
Xin lưu ý rằng hệ thống cấp quyền truy cập theo quy tắc sau: nếu người dùng được gán nhiều vai trò khác nhau (ví dụ: thuộc cả hai nhóm làm việc và bộ phận được cấp các vai trò khác nhau), người dùng sẽ luôn được cấp quyền truy cập cao nhất cho phép bởi các vai trò khác nhau.
Cách cấu hình
Mở CRM > Khác > Cài đặt > Quyền (Permissions) > Quyền truy cập (Access Permissions).
Tại trang Quyền truy cập, bạn có thể chọn người dùng & nhóm với sự trợ giúp của Thêm quyền truy cập và gán Vai trò truy cập (Add Access Permissions & assign Access Roles).
Nhấp vào Thêm (Add) để thêm vai trò mới hoặc nhấp vào Chỉnh sửa để định cấu hình vai trò hiện có.
Tại trang Quản lý vai trò, đặt mức truy cập cho từng hành động với từng loại bản ghi CRM. Các hình thức web & truy cập widget trang web CRM cũng được cấu hình ở đây.
Xin lưu ý rằng quyền truy cập có thể được định cấu hình cho từng trạng thái khách hàng tiềm năng, giai đoạn thỏa thuận & đường ống riêng lẻ. Nhấp vào biểu tượng + để hủy đăng ký chúng:
Cấp độ truy cập khác với mức tôi đã đặt
Nếu bạn đã định cấu hình quyền truy cập cho nhân viên của mình trong CRM > Cài đặt > Quyền truy cập (Access Permissions), nhưng cấp độ truy cập của nhân viên khác với những gì bạn đã đặt (ví dụ: người dùng sẽ thấy những gì anh / cô ta không thể thấy) – có thể đó là người dùng cũng được nằm trong nhóm hoặc thành viên bộ phận trong Quyền truy cập (Access Permissions).
Ví dụ, Công ty của tôi: Nhóm nhân viên có quyền truy cập quản trị viên đầy đủ trong khi từng nhân viên riêng lẻ lại có vai trò truy cập hạn chế. Trong trường hợp này, chúng tôi xử lý xung đột quyền truy cập.
Xin lưu ý rằng hệ thống cấp quyền truy cập do quy tắc sau trong các trường hợp như vậy: nếu người dùng được chỉ định các vai trò khác nhau (ví dụ:thuộc cả hai nhóm làm việc và một bộ phận được cấp các vai trò khác nhau), người dùng sẽ luôn được cấp quyền truy cập cao nhất cho phép bởi các vai trò khác nhau.
Ai có thể truy cập Cài đặt CRM
Theo mặc định, chỉ quản trị viên Bitrix24 mới có thể có quyền truy cập vào danh sách đầy đủ các Cài đặt CRM của Bitrix24. Nhưng, họ cũng có thể cấp cho người dùng CRM đơn giản quyền truy cập vào Cài đặt CRM tại trang Quyền truy cập (Access Permissions page). Xin lưu ý rằng quyền truy cập đó chỉ mở các cài đặt cho mô-đun CRM, không dành cho các tính năng Bitrix24 khác.
Quyền truy cập này phải được cấp cho Vai trò Quyền truy cập cụ thể (CRM> Cài đặt> Quyền> Quyền truy cập> Vai trò mở> tùy chọn bật Người dùng có thể chỉnh sửa Cài đặt. (CRM > Settings > Permissions > Access Permissions > open Role > enable option User can edit Settings)
Có sẵn cho tất cả các tùy chọn
Có sẵn cho tất cả tùy chọn (Available to all option) có thể được bật trong biểu mẫu bản ghi CRM & được hệ thống sử dụng để cấp quyền truy cập được đặt là “Tất cả mở” (All open).
Điều đó có nghĩa là gì: nếu một nhân viên bán hàng có quyền truy cập cho khách hàng tiềm năng Đọc = Tất cả mở, nhân viên sẽ thấy tất cả khách hàng tiềm năng với tùy chọn này được kích hoạt. So với truy cập = Tất cả, tùy chọn này Tất cả mở cho phép giới hạn tính khả dụng đối với những hồ sơ mà người có trách nhiệm đã cho phép truy cập (kích hoạt Có sẵn cho tất cả tùy chọn) (activated Available to all option).
Quyền truy cập khi người dùng được di chuyển giữa các phòng ban
Có những tình huống khi cấu trúc công ty của bạn thay đổi do nhiều lý do, ví dụ: một trưởng phòng mới được bổ nhiệm hoặc một nhân viên được chuyển từ văn phòng này sang văn phòng khác. Trong những trường hợp như vậy, câu hỏi là làm thế nào để cấu hình chính xác quyền truy cập CRM.
Giải pháp khá đơn giản: để các quyền truy cập mới hoạt động chính xác, bạn cần gán lại tất cả các bản ghi CRM cũ (đã được tạo trước khi thay đổi cấu trúc trong công ty) cho cùng một người dùng có trách nhiệm trước đó thông qua Chọn Hành động > Chỉ định người chịu trách nhiệm mới (Assign new responsible person) hoặc bạn có thể áp dụng tùy chọn Make Public.
Đã xong! Sau đây, quyền truy cập sẽ được làm mới và cả các mục CRM cũ & mới sẽ có sẵn cho người dùng đã chọn.
