Quyền truy cập trong CRM

Cách cấu hình

Mở CRM —> Khác —> Cài đặt —> Quyền —> Quyền truy cập.

Tại trang Quyền truy cập, bạn có thể chọn người dùng & nhóm với sự trợ giúp của Thêm quyền truy cập và gán Vai trò truy cập. Nhấp vào Thêm để thêm vai trò mới hoặc nhấp vào Chỉnh sửa để định cấu hình vai trò hiện có.

Tại trang Quản lý vai trò, đặt mức truy cập cho từng hành động với từng loại bản ghi CRM. Các hình thức web & truy cập widget trang web CRM cũng được cấu hình ở đây.

Lưu ý: quyền truy cập có thể được định cấu hình cho từng trạng thái khách hàng tiềm năng, giai đoạn thỏa thuận & đường ống riêng lẻ. Nhấp vào biểu tượng + để hủy đăng ký chúng:

Cấp độ truy cập khác với mức tôi đã đặt

Nếu bạn đã định cấu hình quyền truy cập cho nhân viên của mình trong CRM —> Cài đặt —> Quyền truy cập, nhưng cấp độ truy cập của nhân viên khác với những gì bạn đã đặt (ví dụ: người dùng sẽ thấy những gì anh ta không thể thấy) – có thể đó là người dùng cũng được liệt kê dưới dạng nhóm hoặc thành viên bộ phận trong Quyền truy cập.
Ví dụ: Công ty của tôi: Nhóm nhân viên có quyền truy cập quản trị viên đầy đủ khi từng nhân viên có vai trò truy cập hạn chế. Trong trường hợp này, chúng tôi xử lý xung đột quyền truy cập.

Lưu ý: Hệ thống cấp quyền truy cập do quy tắc sau trong các trường hợp như sau: nếu người dùng được gán nhiều vai trò khác nhau (ví dụ: thuộc cả hai nhóm làm việc và bộ phận được cấp các vai trò khác nhau), người dùng sẽ luôn được cấp mức cao nhất truy cập được cho phép bởi các vai trò khác nhau.

Quyền truy cập cho các nhóm bán hàng

Nếu bạn có một số nhóm bán hàng hoạt động độc lập, bạn có thể định cấu hình quyền truy cập sao cho mỗi nhóm sẽ chỉ có quyền truy cập vào các bản ghi nhóm riêng. Nói cách khác, một đội sẽ không có quyền truy cập vào các ghi chú của đội khác.

Dưới đây là cách định cấu hình quyền truy cập cho nhóm bán hàng:

• Chuyển đến CRM —> Cài đặt —> Quyền —> Quyền truy cập và nhấp vào Thêm vai trò.
• Đặt cấp độ truy cập Cá nhân & bộ phận (hoặc Cá nhân, bộ phận & bộ phận phụ) cho các thực thể CRM mà bạn muốn giới hạn quyền truy cập. Vui lòng đảm bảo rằng bạn cũng đã kiểm tra các giai đoạn thỏa thuận và quyền truy cập trạng thái khách hàng tiềm năng (nhấp + để hủy đăng ký).
• Nhấp vào Thêm quyền truy cập, chọn người dùng và đặt vai trò (bạn vừa tạo) cho họ.

Giám sát nhóm bán hàng có thể được giao một vai trò khác nhau. Vì thế, bạn cần tạo một vai trò khác và đặt tên là Giám sát bán hàng.

Ví dụ: đại lý bán hàng đơn giản có thể có “Đọc quyền truy cập = cá nhân & bộ phận”, nhưng “Chỉnh sửa quyền truy cập = Cá nhân”, có nghĩa là người dùng này có thể xem tất cả các hồ sơ của nhóm bán hàng, nhưng chỉ chỉnh sửa các bản ghi riêng. Giám sát viên bán hàng có thể được cấp quyền mở rộng. Ví dụ: trưởng nhóm bán hàng có thể có hồ sơ “Chỉnh sửa & Xóa = Cá nhân & Bộ phận” & “Xem = Tất cả”. Trong trường hợp này, người giám sát nhóm bán hàng sẽ có thể xem tất cả các hồ sơ của tất cả các nhóm, nhưng chỉ thêm và chỉnh sửa những người thuộc bộ phận riêng.

Ai có thể truy cập Cài đặt CRM

Theo mặc định, chỉ quản trị viên Bitrix24 mới có thể có quyền truy cập vào danh sách đầy đủ Cài đặt CRM của Bitrix24. Nhưng, họ cũng có thể cấp cho người dùng CRM đơn giản quyền truy cập vào Cài đặt CRM tại trang Quyền truy cập.

Lưu ý: Quyền truy cập đó chỉ mở các cài đặt cho mô-đun CRM, không dành cho các tính năng Bitrix24 khác.
Quyền truy cập này phải được cấp cho Vai trò Quyền truy cập cụ thể (CRM> Cài đặt> Quyền> Quyền truy cập> Vai trò mở> tùy chọn bật Người dùng có thể chỉnh sửa Cài đặt.

Có sẵn cho tất cả các tùy chọn

Có sẵn cho tất cả tùy chọn có thể được bật trong biểu mẫu bản ghi CRM & được hệ thống sử dụng để cấp quyền truy cập được đặt là “Tất cả mở”. Điều đó có nghĩa là gì: nếu một đại lý bán hàng có quyền truy cập cho khách hàng tiềm năng Đọc = Tất cả mở, đại lý sẽ thấy tất cả khách hàng tiềm năng với tùy chọn này được kích hoạt. So với access = All, tùy chọn này All open cho phép giới hạn tính khả dụng đối với những hồ sơ mà một người có trách nhiệm đã cho phép truy cập (kích hoạt Có sẵn cho tất cả tùy chọn).

Quyền truy cập khi người dùng được di chuyển giữa các phòng ban

Có những tình huống khi cấu trúc công ty của bạn thay đổi do nhiều lý do, ví dụ: một trưởng phòng mới được bổ nhiệm hoặc một nhân viên được chuyển từ văn phòng này sang văn phòng khác. Trong những trường hợp như vậy, câu hỏi là làm thế nào để cấu hình chính xác quyền truy cập CRM.

Giải pháp khá đơn giản: để các quyền truy cập mới hoạt động chính xác, bạn cần gán lại tất cả các bản ghi CRM cũ (đã được tạo trước khi thay đổi cấu trúc trong công ty) cho cùng một người dùng có trách nhiệm trước đó thông qua Chọn Hành động> Gán trách nhiệm mới người hoặc bạn có thể áp dụng tùy chọn Make Make Public.

Sau này, quyền truy cập sẽ được làm mới và cả các mục CRM cũ & mới sẽ có sẵn cho người dùng đã chọn.